把文件变成一个个“件”，这可是档案整理的第一步，有七条规矩必须遵守。一个文件、一张图纸、一张表格，哪怕只有一张纸，也得给它立个户口，编目时它就是一个条目。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件，还有转发文与被转发文，这些东西如果逻辑上分不开，就强行绑在一起。 如果正本和定稿太厚了，也能分开装；正文附件多了，拆件也没问题，但得保证检索时别乱套；处理单、签批条这些都跟正文凑一起；复制件必须和原件同号同盒放；转发文和被转发文两样缺一不可；报表、名册、图册通常一册就算一件；来文和复文怎么合怎么分看情况，但得贴一块儿装订。 装订前先把东西修整一下：把缺的补上，折好之后把钉子去掉，这样能让档案活得更久。排序也不能乱：先正本后定稿，接着是附件、复制件、转发文，最后是复文。装订的时候在左上角或者左边都行，线装、胶粘、书钉随便挑，“无酸无害易拆”是唯一要求。 接下来给档案找个组织。一般有三种分类法：按年份切一刀叫年度分类法；按“谁办的”或者“什么事”切一刀叫机构或问题分类法；还有按保管时间分为永久、30年、10年三种保管期限分类法。也能搞复式分类：年度加期限加机构或者问题，顺序随便调但“年度＋期限”必须有。 小单位东西少就用年度加期限这一套就行了。碰到跨年度的会议文件就归到结束那年；没有日期的文件就靠内容猜；学校的教学年或者展会的专门年份也得单独拿出来。 让档案站好队也很重要。按照事由来排队最方便：同一事件、同一项目、同一案件的文件凑在一起；事由大小随意切。编流水号得讲究：室编件号从1开始数着来；馆编件号以后进馆再调。 归档章盖在首页右上角随便哪个地方都行，但全盒都得一样。必备的东西有全宗号、年度、保管期限、室编件号和馆编件号；可以选择填机构或者问题，得有一个。 编目就是给档案办身份证。目录得写件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注这七项。 写题名有六个规矩：没标题的补写［］；正标题不好理解就加个副标题补充说明；文号就写机关代字加年份加序号；日期统一写成8位数字；页数按图文页面算；备注栏只写密级或者修改的地方。 目录装订还得有个双保险：盒里放一本年度总目录，盒脊上再贴一份缩微目录这样检索更快。 装盒也有讲究：不同年份、不同期限、不同机构的东西不能混在一个盒子里；盒子里太满了就换个大点的。 盒面上的信息要填全：全宗名称、年份、期限、起止件号还有盒号这些都不能少；起止件号中间用短横连接；盒号是进馆后另编的顺序号。 备考表得写清楚家底：缺了几页、补了几份、什么时候整理的都得写清楚。 最后上架利用：排好架竖起来放着就行；企业一般按“问题—年度—期限”三维排架一眼就能找到东西。 到了这里“件”级整理就算大功告成了！